Importancia del conocimiento en RRHH para el comunicador

¿Qué importancia tiene para el comunicador poseer conocimientos sobre Recursos Humanos?

  • Concepto:

MANOSQUEHABLANRecursos Humanos: En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RR. HH.) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto junto a los directivos de la organización.[1]

En una empresa es de vital importancia el Departamento de Recursos Humanos (RRHH) pues es la encargada básicamente de reclutar al personal de las distintas áreas y nombrarlas para que ejecuten la labor y misión de la empresa/Institución logrando sus objetivos específicos, por lo que debe de ser un profesional en el área para que pueda analizar las hojas de vida, realizar exámenes psicológicos y de aptitud para poder seleccionar la persona adecuada para cada área de la empresa.

Si bien es cierto aún hay empresas que a la fecha ven de menos esta labor y la realizan ejecutivos o los jefes de áreas, la Materia ha ido evolucionando y especializándose, tanto que ahora hay en el mercado educativo, maestrías en Recursos Humanos, por lo que vemos la importancia que está logrando en todo nivel.

Las actividades que un departamento de RRHH puede desarrollar en una empresa van en varios sentidos, entre las cuales puedo mencionar:

  • Reclutamiento y Selección de Personal
  • Mantenimiento de la relación contractual con el empleado
  • Capacitación y entrenamiento
  • Desarrollo de carrera
  • Evaluación del Desempeño
  • Despidos
  • Administración de beneficios y Compensaciones
  • Seguridad e higiene organizacional
  • Despido de empleado
  • Relación con Sindicatos
  • Bienestar de personal
  • Clima laboral

“Los RRHH son estratégicos porque son la única herramienta diferenciadora con que cuentan las empresas”,[2]

Bajo este precepto trabajan muchas compañías y han sabido desarrollar su gestión de Recursos Humanos, han implementado métodos y los han personalizado al punto de ser referentes en este aspecto, empresas de este país que son reconocidas por ser buenos lugares para trabajar, por sus prestaciones, por sus salarios, por su trato a los empleados, etc. Claro ejemplo es Industrias La Constancia, que a pesar de haber cambiado varias veces de propietarios, mantienen la reputación de ser un buen lugar para trabajar.

Y es que para tener una buena imagen hacia fuera, es necesaria una buena gestión de Recursos Humanos, para que sean los empleados los que hablen por la empresa, y brinden una buena imagen en la percepción de usuarios y consumidores. Empleados felices = a un trabajo realizado correctamente y con buen ánimo.

Desde el momento que un empleado entra a trabajar a una empresa, debe ser recibido por un protocolo previamente establecido, de bienvenida, una inducción sobre las normas de la empresa, su historia, presentación con el personal, entrega formal de sus responsabilidades como empleado, etc. Responsabilidades básicas de RRHH, pero tienen un elemento de comunicación plasmado en todos esos recursos, que claramente tienen un vínculo con la Comunicación estratégica general que debe tener toda empresa. Esta comunicación debe tener claro los objetivos de la empresa/institución, porque son los trabajadores que contratan los que van a ejecutar su trabajo siguiendo los objetivos de la empresa, por lo que estos deben de conocerlos a cabalidad desde el momento en que entran a laborar.

Es en este punto que evolución y desarrollo de los RRHH se traslapa con la Comunicación Organizacional Interna o Comunicación Interna.

  • Comunicación Interna:

Es toda aquella comunicación que va desde dentro hacia adentro de una organización, empresa o institución. En ella se manejan aspectos de integración de sus miembros, relaciones de trabajo funcionales. Promueve el conocimiento, el aprendizaje y la innovación a través del intercambio de ideas, además de aumentar el grado de compromiso del empleado hacia la empresa.

Facilita el cambio, reduciendo el grado de resistencia, fomentando la adaptación a nuevas circunstancias. La comunicación interna ha llegado a configurarse como uno de los instrumentos estratégicos y de gestión más importantes con los que cuenta la empresa, para mejorar las relaciones con sus empleados, posibilitar su integración y favorecer la existencia de una cultura compartida entre todos los miembros de la organización. La necesidad de comunicación es muy sentida por los trabajadores de las instituciones, ya que al final ser informado acaba siendo sinónimo de ser considerado parte importante de la estructura.

Formas de comunicación en la empresa

  • Formal: comunicación utilizada para comunicación estrictamente por escrito, (Memorandos, comunicados, cartas, etc.) se refiere únicamente a aspectos laborales. Es una comunicación lenta por el hecho que tiene que seguir estructuras y lineamientos previamente establecidos.
  • Informal sigue siendo de contenido laboral pero no utiliza canales formales de comunicación, se puede dar por ejemplo en baños, pasillos, etc. Y puede tener inconsistencias o generar rumores. Esta comunicación circula de manera más veloz que la formal y tiende a ser perjudicial si no se mantiene informado al personal.
  • Comunicación ascendente: como su nombre lo dice, es aquella que va desde abajo hacia arriba siguiendo una dirección de subordinados a jefes
  • Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Y es la más comúnmente utilizada, en ella observamos
  • Horizontal: esta se da entre empleados con la misma jerarquía, dentro de la institución, suele ser informal.

Es necesario para un comunicador, tener conocimientos de recursos humanos, para que la estrategia de comunicación interna que diseñe, esté acorde con la comunicación estratégica de la institución o empresa, ambas deben estar íntimamente relacionadas para que se cumplan los objetivos institucionales. Estas estrategias deben crearse conjuntamente con el responsable de RRHH para que los lineamientos respeten las normas establecidas y no se vulneren derechos de empleados.

Al crearse una cultura organizacional los empleados responden de manera positiva a los cambios, se sienten miembros importantes de la organización, que pueden aportar ideas para el mejor funcionamiento de la misma, se sienten más productivos y de hecho pueden mejorar su producción (trabajo) al tener una actitud favorable.

Existen situaciones en las que la comunicación deja de ser estrictamente de la realización del trabajo, como órdenes dirigidas oficialmente de horarios de trabajo, o la inducción a un nuevo trabajador, o memorandos de solicitud de un departamento a otro, que es la comunicación interna, que si bien en importante en el desarrollo de la empresa, no es la adecuada para informar a las personas de cambios en la empresa, pues en caso de una fusión de instituciones bancarias, por ejemplo, la incertidumbre por despidos masivos puede desestabilizar el funcionamiento de la nueva empresa, haciendo que empleados valiosos, se vayan de la empresa buscando una mejor estabilidad para ellos. En estos casos, es necesario crear estrategias de comunicación interna efectivas para lograr objetivos específicos en situaciones difíciles, en lugar de ejecutar un plan de comunicación de crisis por un mal manejo interno de la comunicación.

Ejemplo práctico:

En el año 2005 en una institución de Gobierno, se debió realizar por parte de Recursos Humanos un Censo del personal de la Institución, y siendo que la institución contaba en ese momento con más de 9500 empleados a nivel nacional, la labor era bastante difícil. Este censo de personal, era requerido por el Banco Mundial como una pequeña parte de acciones a ejecutar, de un conjunto global de peticiones que se exigían, como ejecución de presupuesto por un Préstamo millonario, que este Banco hizo la institución para su modernización de diversas áreas. El fin de este Censo, era redistribuir la carga laboral a nivel nacional, de acuerdo a los recursos que poseían las dependencias, además de actualizar la información del personal, para que pudiesen aplicar a mejoras laborales de acuerdo a capacidad, poder realizar ajustes de salario justificados entre otros. Para esto se solicitaban muchos detalles personales, laborales, el proceso de admisión que siguió, si tenía parientes en la institución, por lo que muchas personas se sintieron con temor de dar información.

El problema

  • Este tipo de actividades nunca se había realizado en la institución.
  • Generaba desconfianza, porque muchas personas se sintieron amenazadas dando su información de ingreso, puesto que muchas no han seguido el procedimiento adecuado.
  • Había personas eran familiares de algunos funcionarios, por lo que temían salir afectados.
  • Algunos pensaban que iban a ser despedidos por no estar graduados de sus respectivas carreras universitarias.
  • Los Sindicatos de trabajadores de la institución se preparaban para “Defender los derechos laborales de sus compañeros”, es una institución que tiene bastantes sindicatos, los cuales han logrado a base de protestas de diferente índole, tanto pacíficas con mesas de diálogo, paros de labores, marchas, cierres de oficinas, una variedad de prestaciones para los empleados, por lo que muchos trabajadores los apoyan aun sin ser miembros de los sindicatos.

Las autoridades al ver las actitudes de los empleados y la poca colaboración para que se acercaran voluntariamente a entregar documentos, obligaron a los empleados a llenar los formularios y a entregar los documentos en determinadas fechas a través de memorandos directos de Presidencia, pero a través de la gestión de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas se gestionaron reuniones con todos los directivos y funcionarios involucrados para enviar el mismo mensaje pero de manera menos agresiva, vendiendo los beneficios que acarrearía para el mismo empleado, la participación en este Censo.

Es así como se acordó diseñar una Campaña de Comunicación Interna dirigido a todos los empleados, denominada: Campaña de expectación del Censo Inventario del Recurso Humano. Donde el Concepto Central Creativo era. “Tu Información Cuenta”

En la campaña se visualizaban empleados verdaderos de la institución, con marcados estereotipos, sin llegar a ofender con situaciones peyorativas o de discriminación, se utilizaban personajes con los uniformes de la institución, para representar al personal de servicios varios o mensajero y motoristas, también con personal de seguridad, secretarias con el uniforme de la institución, y además personas de traje representando a los ejecutivos, funcionarios y personal administrativo.esto para que las personas se sintieran representadas e identificadas con el mensaje.

La campaña se difundió a través de los medios de comunicación interna: El Periódico de comunicación interna, la página web, periódicos murales, afiches en baños y marcadores, entrevistas en el programa televisivo institucional.

Los materiales que se realizaron fueron: afiches, brochures, publicaciones, video informativo.

El mensaje iba dirigido a integrar al empleado en este esfuerzo, en un tono amigable, motivando a la acción, se vendían los propósitos y beneficios de esta actividad que eran los siguientes:

  • Asignación equitativa de carga laboral en todo el país
  • Realización de un mapa para asignación de la competencia del trabajo.
  • Una mejor asignación voluntaria, del personal de acuerdo a su lugar de residencia y trabajo.
  • Reasignación de acuerdo a sus estudios y experiencia.
  • Mejoras y desarrollo del personal.

Por lo que se ejecutaron las siguientes acciones

  • Charlas a todo el personal invitando a participar en la actividad, explicando las razones de la ejecución del Censo y los beneficios
  • Charlas a las Jefaturas para que transmitieran confianza a sus subalternos
  • Reunión con dirigentes sindicales y altos funcionarios para explicar la actividad
  • Elaboración y divulgación de un cronograma de ejecución por zonas y oficinas.

Los resultados fueron los esperados, una respuesta positiva de los empleados, la participación adecuada del 100% de los empleados, el no involucramiento de los sindicatos en la actividad, el cumplimiento a cabalidad del requisito ante el Banco Mundial.

[1] Recursos Humanos. https://es.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos

[2] Óscar Martínez Catedrático de materia de Recursos Humanos de Lic. en Ciencias de la Comunicación de la UJMD, año 2005

Nota: no se publica el nombre de la institución por la discrecionalidad del caso.

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